Fallstudie zur elektronischen Dokumentenverwaltungssoftware Shilpa
Shilpa Medicare Limited, eines der größten Unternehmen für Spezialpharmazeutika weltweit. Das in Indien ansässige Unternehmen verfügt über Produktionsanlagen für Wirkstoffe und fertige Formulierungen und stellt hochwertige, erschwingliche Medikamente bereit, denen medizinisches Fachpersonal und Patienten in über 100 Ländern weltweit vertrauen Technologien, strategische Allianzen, Joint Ventures sowie Fusionen und Übernahmen, während sie ihre Präsenz in anderen Märkten auf der ganzen Welt stärken.
Geschäftliche Herausforderung
Shilpa Medicare Limited ist ein pharmazeutisches Produktionsunternehmen und muss sich mit vielen Papierdokumenten befassen sowie jedes Jahr Tausende von Dokumenten erstellen, aufzeichnen, verfolgen und speichern, was dazu führte, dass das Unternehmen große Mengen an Papierdokumenten und Aufzeichnungen lokal in seinen Hauptbüroräumen ablegen oder seine papierbasierten Dokumente in Aktenschränken aufbewahren musste und in einem Archiv, was die Suche nach jedem Dokument extrem schwierig machte.
Zu den größten Herausforderungen bei einem veralteten Ansatz für den Dokumentenverwaltungsprozess gehören:-
Abteilungen verfügten über mehrere Kopien der Unterlagen, so dass die Mitarbeiter viel Zeit mit dem Kopieren und Ablegen von Dokumenten verbringen mussten.
Aktenschränke befanden sich im gesamten Unternehmen und waren nicht immer für alle zugänglich, sodass die Beantwortung von Fragen zeitaufwändig war aufwändig und ineffizient. Der Papierkram nahm außerdem viel Büroraum in Anspruch.
Es gab keine Möglichkeit, in verschiedenen Versionen der Dokumente vorgenommene Änderungen einfach zu identifizieren, daher war zusätzlicher Zeitaufwand erforderlich, um Änderungen sowie das Überarbeitungsdatum von SOPs zu identifizieren.
Während der Ausstellung von Dokumenten wie SOPs und Formaten musste für jeden Dokumenttyp und für die verwendeten Formate ein separates Ausstellungsprotokoll geführt werden.
Der Prüfer kommentiert oder Vorgeschlagene Änderungen an den Dokumenten können bei der Dokumentenaktualisierung nach der Prüfung möglicherweise nicht garantiert werden.
Alle genehmigten Dokumente wurden manuell an die verschiedenen Abteilungen verteilt, indem Kopien ausgedruckt und auf allen Seiten als „kontrollierte oder unkontrollierte Kopien“ gestempelt wurden.
Zeitverlust durch manuelle Weiterleitung physischer Dokumente von Abteilung zu Abteilung, wodurch die laufende Arbeit nicht nachverfolgt werden konnte.
Den Überblick über alle Dokumente behalten, Die Weiterleitung von Überprüfungen und Genehmigungen und die Sicherstellung, dass die Mitarbeiter über die neuesten Versionen verfügen, an denen sie arbeiten konnten, wurde zu einer Herausforderung für das Unternehmen.
Ihre Qualitätsabteilung und andere Abteilungen hatten ebenfalls Schwierigkeiten, die Anforderungen der Qualitätsstandards bei der Pflege ihrer SOPs und anderer Qualitätsdokumente zu erfüllen.
Vertrauliche Dokumente und andere wichtige Dokumente wurden per E-Mail zur Genehmigung gesendet. Daher gab es keinen Prozess zur Identifizierung des Status des Flusses, der für die Bewertung von entscheidender Bedeutung ist.
Angesichts einer riesigen Datenmenge, darunter Dokumente, Berichte, Bürodokumente von verschiedenen Standorten und papierbasierte Formulare, suchte dieser Kunde nach einer elektronischen Dokumentenmanagementlösung, um die in seinen täglichen Geschäftsprozessen verwendeten Tabellenkalkulationen und Dokumente zu verwalten und zu kontrollieren, Reaktionszeiten zu verkürzen und gleichzeitig die bestehenden Dokumentationsverfahren zu rationalisieren und sie in Übereinstimmung mit 21 CFR Part 11 zu bringen Vorschriften.
Die Lösung – Implementierung von AmpleLogic EDMS
Basierend auf den Anforderungen des Kunden bot AmpleLogic seine bewährte elektronische Dokumentenverwaltungssoftware an, die leicht erweitert werden konnte, um den Anforderungen unserer Kunden gerecht zu werden. AmpleLogic EDMS ist eine webbasierte GMP-Dokumentenverwaltungslösung, die es Benutzern ermöglicht, Dokumente in einer hochsicheren Umgebung zu erstellen, zu verwalten, abzurufen, hochzuladen, zu verfolgen und zu teilen.
Die Flexibilität der AmpleLogic EDMS-Lösung ermöglicht die Das Team von Shilpa Medicare konnte die Arbeitszeit der Mitarbeiter einsparen, ganz zu schweigen von der Platzersparnis, da die Aktenschränke überflüssig geworden sind. Durch die nahtlose Integration in das Kerngeschäftssystem sind Mitarbeiter nun in der Lage, Dokumente aller Dateitypen zu verarbeiten.
Geschäftsvorteile – Electron IC-Dokumentenmanagementlösung
Shilpa Medicare-Mitarbeiter nutzen die neue elektronische Dokumentenmanagementlösung jetzt täglich und verkürzen ihre Zeit zum Speichern und Durchsuchen wichtiger Dokumente oder Dateien um viele Stunden pro Monat. Die GMP-Dokumentenverwaltungslösung hat eine bessere Kontrolle über die Speicherung von Dokumenten, eine bessere Sichtbarkeit für Audits, verbesserte Aufbewahrungsrichtlinien für verschiedene Abteilungen und eine vereinfachte Datenstruktur ermöglicht.
Verbesserte Datenqualität, -integrität und -verfügbarkeit durch Eliminierung manueller, fehleranfälliger und zeitaufwändiger papierbasierter Prozesse.
Entfernung des verteilten Dokumentprozesses für den Prüfer und der Genehmigungssignaturen über dem Dokument.
Flexible Konfiguration auf Dokumenttypebene Dieser Benutzer kann den Dokumentenfluss ganz einfach nach Bedarf definieren.
Es bietet die Möglichkeit, Ausstellungsprotokolle, Druckprotokolle, aktive Dokumente und veraltete Dokumentberichte für alle Dokumentbenutzer anzuzeigen.
Optimierte Arbeitsabläufe durch Harmonisierung und Standardisierung auf einheitliche Methoden, SOPs, Spezifikationen und andere Best Practices in allen Abteilungen.
Veröffentlichung von Qualitäts- und anderen Dokumenten mit Wasserzeichen in jeder Phase zur Unterscheidung zwischen Master und kontrolliert Dokumente.
Mit Workflow-Konfiguration, die den internen Dateiüberprüfungs- und Genehmigungsprozess automatisiert, der zur Prozessoptimierung verfolgt und analysiert werden kann.
Automatische Versionskontrolle und Vergleich von Versionen zur Identifizierung der vorgenommenen Änderungen.
Es hat außerdem die Anzahl duplizierter Dokumente reduziert, den Speicherprozess rationalisiert, den Prozess des Scannens neuer Dokumente verbessert und es Kunden und Lieferanten erleichtert, Unternehmensrichtlinien zu befolgen, ohne darunter zu leiden Probleme mit der falschen Ablage.
Wenn Sie besprechen möchten, wie Ihr Unternehmen vom elektronischen Dokumentenmanagementsystem AmpleLogic profitieren kann, kontaktieren Sie uns für einen kostenlosen Terminplan Demo.
Industrie
Pharmazeutische Fertigung
Standort,
Karnataka, Indien
Mitarbeiter,
1500+
Wo ist Ihr Geschäftsbüro?
An den Standorten in Indien.
Zeit für Lieferung
35 Tage
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Wir garantieren unseren besten Service. In dieser Zeit und bei Bedarf sind wir für Sie da.