Pharmahersteller steigert mit LMS den Abschluss von SOP-Schulungen um 90 %

Standardarbeitsanweisungen und GMP-Schulungen bilden das Rückgrat der Compliance bei der pharmazeutischen Herstellung – doch für viele Unternehmen bleibt die Verwaltung des SOP-Lebenszyklus und die Sicherstellung, dass jeder Mitarbeiter die entsprechende Schulung absolviert hat, ein manueller, fehleranfälliger Prozess. Diese Fallstudie beschreibt, wie ein Pharmahersteller diese kritischen Prozesse mithilfe des integrierten Learning Management Systems von AmpleLogic transformierte.

Die Organisation stand vor einer gemeinsamen Herausforderung: einer wachsenden Bibliothek von SOPs, die über mehrere Dokumentversionen hinweg gepflegt wird, mit manueller Verfolgung, welche Mitarbeiter die jeweilige aktuelle Version gelesen, verstanden und bewertet haben. Als die SOP-Bibliothek wuchs und die Fluktuation anhielt, wurde der Verwaltungsaufwand für die Aufrechterhaltung von Schulungskonformitätsnachweisen nicht mehr tragbar, und Lücken in der Schulungsabdeckung stellten ein zunehmendes regulatorisches Risiko dar.

Das LMS von AmpleLogic wurde mit umfassender Integration in das Dokumentenverwaltungsmodul bereitgestellt, wodurch automatische Verknüpfungen zwischen SOP-Ausstellung und Schulungszuweisung geschaffen wurden. Wenn eine neue oder überarbeitete SOP genehmigt und herausgegeben wurde, identifizierte das System automatisch alle Rollen, die für die Schulung zu diesem Dokument erforderlich waren, und generierte individuelle Schulungsaufträge für jeden betroffenen Mitarbeiter – wodurch der manuelle Benachrichtigungs- und Nachverfolgungsprozess entfällt.

Das Unternehmen verzeichnete innerhalb von sechs Monaten nach der Inbetriebnahme eine 90-prozentige Verbesserung der Schulungsabschlussquoten, was auf automatisierte Zuweisungen, rechtzeitige Erinnerungen und die Transparenz des Managements bei Compliance-Lücken zurückzuführen ist. Durch die vollständigen Schulungsaufzeichnungen in Echtzeit entfiel die Angst vor behördlichen Inspektionen, und die Prüfer lobten die Schulungsdokumentation der Organisation immer wieder als eine der am besten organisierten und umfassendsten, die sie überprüft hatten.