Étude de cas sur le logiciel de gestion électronique de documents Shilpa
Shilpa Medicare Limited, l'une des plus grandes sociétés pharmaceutiques génériques spécialisées au monde. Basée en Inde, l'entreprise dispose d'installations de production d'API et de formulations finies tout en fournissant des médicaments abordables et de haute qualité auxquels font confiance les professionnels de la santé et les patients dans plus de 100 pays à travers le monde. technologies, alliances stratégiques, coentreprises, fusions et acquisitions, tout en renforçant leur présence sur d'autres marchés à travers le monde.
Défi commercial
Shilpa Medicare Limited est une société de fabrication pharmaceutique et doit traiter de nombreux documents papier ainsi que créer, enregistrer, suivre et stocker des milliers de documents chaque année, ce qui a obligé l'entreprise à classer de grandes quantités de documents papier et d'enregistrements localement dans ses locaux principaux ou à stocker ses documents papier dans Les principaux défis liés à une approche traditionnelle du processus de gestion des documents sont les suivants :-
Les départements disposaient de plusieurs copies de documents, de sorte que les employés devaient passer beaucoup de temps à copier et à classer les documents.
Les classeurs étaient situés dans toute l'entreprise et n'étaient pas toujours accessibles à tout le monde, ce qui faisait que répondre aux questions prenait du temps. consommatrice et inefficace. La paperasse occupait également une grande partie de l'espace de bureau.
Il n'y avait aucun moyen d'identifier facilement les modifications apportées dans les différentes versions des documents, donc du temps supplémentaire était nécessaire pour identifier les modifications ainsi que la date de révision des SOP.
Lors de la publication de documents tels que les SOP et les formats, un journal de publication distinct devait être tenu pour chaque type de document et pour les formats utilisés.
L'examinateur commente ou suggère des modifications. sur les documents peut ne pas être garanti avec la mise à jour des documents après examen.
Tous les documents approuvés ont été distribués manuellement aux différents départements en prenant les impressions des copies et en tamponnant toutes les pages comme « copies contrôlées ou non contrôlées ».
Perte de temps due à l'acheminement manuel des documents physiques d'un département à l'autre, créant ainsi l'impossibilité de suivre le travail en cours.
Garder une trace de tous les documents, acheminer les révisions et Les approbations et s'assurer que les gens disposaient des dernières versions sur lesquelles travailler devenaient un défi pour l'organisation.
Leur département qualité et d'autres départements avaient également du mal à répondre aux besoins des normes de qualité en maintenant leurs SOP et autres documents qualité.
Les documents confidentiels et autres documents importants étaient envoyés pour approbation par e-mail. Par conséquent, aucun processus n'était en place pour identifier l'état du flux, ce qui est critique pour l'évaluation.
Avec un volume massif de données comprenant des documents, des rapports, des documents de bureau provenant de divers endroits et des formulaires papier, ce client recherchait une solution de gestion électronique de documents, pour gérer et contrôler les feuilles de calcul et les documents utilisés dans leurs processus commerciaux quotidiens, réduire les temps de réponse et rationaliser en même temps les procédures de documentation existantes et les mettre en conformité avec 21 CFR Part 11. réglementations.
La solution - Mise en œuvre d'AmpleLogic EDMS
Sur la base des exigences du client, AmpleLogic a proposé son logiciel de gestion électronique de documents éprouvé qui pourrait être facilement étendu pour répondre aux besoins de nos clients. AmpleLogic EDMS est une solution Web de gestion de documents GMP qui permet aux utilisateurs de créer, gérer, récupérer, télécharger, suivre et partager des documents dans un environnement hautement sécurisé.
La flexibilité fournie par la solution AmpleLogic EDMS permet L'équipe de Shilpa Medicare souhaite réaliser des économies sur le temps des employés, sans parler des économies d'espace physique maintenant que les classeurs ont été rendus superflus. Grâce à une intégration transparente avec son système d'entreprise principal, les employés sont désormais en mesure de traiter des documents de tous types de fichiers.
Avantages commerciaux – Electron Solution de gestion de documents ic
Les employés de Shilpa Medicare utilisent désormais quotidiennement la nouvelle solution de gestion électronique de documents et réduisent de plusieurs heures par mois leur temps consacré à la sauvegarde et à la recherche de documents ou de fichiers importants. La solution de gestion de documents GMP a permis un meilleur contrôle sur la façon dont les documents sont stockés, une meilleure visibilité pour les audits, une politique de conservation améliorée pour les différents départements et une structure de données simplifiée.
Amélioration de la qualité, de l'intégrité et de la disponibilité des données en éliminant les processus papier manuels, sujets aux erreurs et chronophages.
Suppression du processus distribué de documents pour le réviseur et des signatures d'approbation sur le document.
Configuration flexible au niveau du type de document. afin que l'utilisateur puisse facilement définir le flux de documents selon les besoins.
Il offre une possibilité de visualiser le journal d'émission, le journal d'impression, les documents actifs, les rapports de documents obsolètes par tous les utilisateurs de documents.
Flux de travail optimisés en harmonisant et en standardisant les méthodes, SOP, spécifications et autres bonnes pratiques unifiées dans tous les départements.
Publication de documents de qualité et autres avec des filigranes à chaque étape pour faire la distinction entre maître et contrôlé. documents.
Avec la configuration du flux de travail, qui a automatisé le processus interne d'examen et d'approbation des fichiers, qui peut être suivi et analysé pour l'optimisation du processus.
Contrôle automatique des versions et comparaison des versions pour identifier les modifications apportées.
Il a également réduit le nombre de documents dupliqués, rationalisé le processus de sauvegarde, amélioré le processus de numérisation de nouveaux documents et permis aux clients et aux fournisseurs de suivre plus facilement les politiques de l'entreprise, sans souffrir de problèmes de classement incorrect.
Si vous souhaitez discuter de la façon dont votre entreprise peut bénéficier du AmpleLogic Système de gestion électronique de documents, contactez-nous pour un programme gratuit d'une démo.
Industrie
Fabrication pharmaceutique
Emplacement,
Karnataka, Inde
Employés,
1 500+
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Dans les sites indiens.
Il est temps pour livraison
35 jours
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