Estudio de caso del software de gestión de documentos electrónicos Shilpa
Shilpa Medicare Limited, una de las empresas farmacéuticas genéricas especializadas más grandes del mundo. Con sede en la India, cuentan con instalaciones de producción de API y formulaciones terminadas, al tiempo que brindan medicamentos asequibles y de alta calidad en los que confían los profesionales de la salud y los pacientes en más de 100 países en todo el mundo. Shilpa Medicare Limited está estableciendo colaboraciones que incluyen licencias internas y externas de productos. y tecnologías, alianzas estratégicas, empresas conjuntas y fusiones y adquisiciones a medida que fortalecen su presencia en otros mercados en todo el mundo.
Desafío empresarial
Shilpa Medicare Limited es una empresa de fabricación farmacéutica y tiene que lidiar con una gran cantidad de documentos en papel, así como crear, registrar, rastrear y almacenar miles de documentos cada año, lo que resultó en que la empresa tuviera que archivar grandes cantidades de documentos y registros en papel localmente en las instalaciones de su oficina principal o almacenar sus documentos en papel en archivadores y en un archivo, lo que hacía que la búsqueda de cada documento fuera extremadamente difícil.
Los principales desafíos con un enfoque heredado para el proceso de gestión de documentos incluyen:-
Los departamentos tenían múltiples copias de la documentación, por lo que los empleados tenían que dedicar mucho tiempo a copiar y archivar documentos.
Los archivadores estaban ubicados en toda la empresa y no siempre eran accesibles para todos, por lo que responder cualquier consulta era tiempo. Consumo e ineficiencia. El papeleo también ocupaba una gran cantidad de espacio de oficina.
No había manera de identificar fácilmente los cambios realizados en diferentes versiones de los documentos, por lo que se requería tiempo adicional para identificar los cambios así como la fecha de revisión de los SOP.
Durante la emisión de documentos como SOP y formatos, se debía mantener un registro de emisión separado para cada tipo de documento y para los formatos utilizados.
El revisor comenta o Es posible que los cambios sugeridos en los documentos no se garanticen con la actualización del documento después de la revisión.
Todos los documentos aprobados se distribuyeron manualmente a los distintos departamentos tomando las impresiones de las copias y estampando en todas las páginas como “copias controladas o no controladas”
Tiempo perdido debido al enrutamiento manual de documentos físicos de un departamento a otro, creando así la incapacidad de rastrear el trabajo en progreso.
Seguimiento de todos los documentos, enrutamiento buscar revisiones y aprobaciones y garantizar que las personas tuvieran las últimas versiones en las que trabajar se estaba convirtiendo en un desafío para la organización.
Sus departamentos de calidad y otros departamentos también estaban teniendo dificultades para satisfacer las necesidades de los estándares de calidad en el mantenimiento de sus SOP y otros documentos de calidad.
Los documentos confidenciales y otros documentos importantes se enviaban para su aprobación por correo electrónico. Por lo tanto, no existía ningún proceso para identificar el estado del flujo, lo cual es fundamental para la evaluación.
Con un volumen masivo de datos que incluye documentos, informes, documentos de oficina de varias ubicaciones y formularios en papel, este cliente buscaba una solución de gestión de documentos electrónicos para gestionar y controlar las hojas de cálculo y los documentos utilizados en sus procesos comerciales diarios, reducir los tiempos de respuesta y, al mismo tiempo, optimizar los procedimientos de documentación existentes y hacerlos cumplir con 21 CFR Parte 11. regulaciones.
La solución: implementación de AmpleLogic EDMS
Basado en los requisitos del cliente, AmpleLogic ofreció su software de gestión de documentos electrónicos probado que podría ampliarse fácilmente para abordar las necesidades de nuestros clientes. AmpleLogicEDMS es una solución de gestión de documentos GMP basada en web que permite a los usuarios crear, gestionar, recuperar, cargar, rastrear y compartir documentos en un entorno altamente seguro.
La flexibilidad proporcionada por la solución AmpleLogic EDMS permite El equipo de Shilpa Medicare pretende ahorrar tiempo de los empleados, sin mencionar el ahorro de espacio físico ahora que los archivadores se han vuelto superfluos. Con una integración perfecta con su sistema empresarial principal, los empleados ahora pueden procesar documentos de todo tipo de archivos.
Beneficios comerciales: Electron Solución de gestión de documentos ic
Los empleados de Shilpa Medicare ahora utilizan la nueva solución de gestión de documentos electrónicos a diario y reducen su tiempo para guardar y buscar documentos o archivos importantes en muchas horas al mes. La solución de gestión de documentos GMP ha permitido un mayor control sobre cómo se almacenan los documentos, una mejor visibilidad para las auditorías, una política de retención mejorada para diferentes departamentos y una estructura de datos simplificada.
Calidad, integridad y disponibilidad mejoradas de los datos al eliminar los procesos manuales, propensos a errores y que consumen mucho tiempo en papel.
Eliminar el proceso de distribución de documentos para el revisor y las firmas de aprobación sobre el documento.
Configuración flexible en nivel de tipo de documento para que el usuario pueda definir fácilmente el flujo de documentos según los requisitos.
Proporciona la posibilidad de ver registros de emisión, registros de impresión, documentos activos e informes de documentos obsoletos de todos los usuarios de documentos.
Flujos de trabajo optimizados mediante la armonización y estandarización de métodos unificados, SOP, especificaciones y otras mejores prácticas en todos los departamentos.
Calidad de publicación y otros documentos con marcas de agua en cada etapa para distinguirlos entre documentos maestros y controlados.
Con configuración de flujo de trabajo, que automatiza el proceso interno de revisión y aprobación de archivos, que se puede rastrear y analizar para optimizar el proceso.
Control automático de versiones y comparación de versiones para identificar los cambios realizados.
También ha reducido la cantidad de documentos duplicados, ha agilizado el proceso de guardado, ha mejorado el proceso de escaneo de nuevos documentos y ha facilitado a los clientes y proveedores el seguimiento de la empresa. políticas, sin sufrir problemas de errores de archivo.
Si desea analizar cómo su empresa puede beneficiarse del AmpleLogic Sistema de gestión de documentos electrónicos, contáctenos para programar una cita gratuita. demostración.
Industria
Fabricación farmacéutica
Ubicación,
Karnataka, India
Empleados,
1500+
¿Dónde está su oficina comercial?
En las ubicaciones de India.
Es hora de entrega
35 días
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