규제 산업에서 문서 관리는 단순한 파일 저장 이상의 의미를 갖습니다. 모든 표준 운영 절차(SOP), 사양, 프로토콜, 양식 또는 품질 문서는 생성, 검토, 승인, 교육, 발행, 정기 검토, 개정 및 보관을 포함하는 정의된 수명주기를 따라야 합니다.
많은 조직은 여전히 워크플로우에 따라 사용자 정의할 수 있는 옵션을 제공하지 않는 경직된 문서 관리 시스템으로 인해 어려움을 겪고 있습니다. 이는 수동 해결, 승인 지연, 규정 준수 위험 및 생산성 저하로 이어지는 경우가 많습니다.
최신 전자 문서 관리 시스템(EDMS)은 그 반대 방향으로 작동해야 합니다. 비즈니스가 소프트웨어에 적응하도록 강요하는 것이 아니라 비즈니스 프로세스에 적응해야 합니다.
표준 문서 워크플로의 과제
모든 조직에는 고유한 문서 승인 요구 사항이 있습니다.
예:
* 한 회사에서는 HOD 검토와 QA 승인이 필요할 수 있습니다.
* 다른 회사에서는 여러 부서의 부서 간 검토가 필요할 수 있습니다.
* 일부 조직에서는 병렬 승인이 필요합니다.
* 기타 추가 규정 준수 또는 규정 검토 단계가 필요할 수 있습니다.
기존 문서 관리 시스템은 조직의 요구 사항이나 작업 흐름에 따라 수정할 수 없는 고정된 작업 흐름을 제공하는 경우가 많습니다. 비즈니스 프로세스가 발전함에 따라 조직에서는 워크플로 격차를 해소하기 위해 결국 이메일, 스프레드시트 및 수동 후속 조치에 의존하게 됩니다.
결과는 다음과 같습니다.
* 문서 승인 지연
* 프로세스 가시성 부족
* 규정 준수 위험 증가
* 감사 관찰
* 문서 수정 관리의 어려움
* 비효율적인 문서 제어 프로세스
방법 AmpleLogic DMS는 작업 흐름 문제를 해결합니다
AmpleLogic 전자 문서 관리 시스템 의 핵심 기능 중 하나는 유연성과 고객이 따르는 작업 흐름 및 요구 사항에 따라 맞춤 설정할 수 있는 기능입니다. 이 플랫폼을 사용하면 조직은 운영 및 규정 준수 요구 사항에 따라 문서 워크플로를 구성할 수 있습니다.
일반적인 문서 수명주기에는 다음이 포함될 수 있습니다.
문서 시작
문서 준비
HOD 검토
CFT(Cross Functional Team) 검토
QA 검토
QA 승인
교육 관리
효과적인 문서 공개
통제된 사본 배포
정기 검토
개정 제어
노후화 관리
그러나 이러한 단계는 고정되어 있지 않습니다.
조직은 내부 품질 절차 및 규제 요구 사항에 따라 워크플로 단계를 추가, 제거, 재정렬 또는 사용자 정의할 수 있습니다. 즉, Amplelogic의 DMS 애플리케이션 워크플로는 특정 조직의 규정, 워크플로, 절차 및 요구 사항에 따라 완전히 사용자 정의될 수 있습니다.
노코드 워크플로 구성
AmpleLogic DMS의 가장 큰 장점 중 하나는 노코드 및 로우코드 아키텍처입니다.
비즈니스 사용자는 IT 팀이나 소프트웨어 개발자에 의존하지 않고 워크플로를 구성할 수 있습니다.
이를 통해 조직은 목적:
부서별 워크플로우 생성
맞춤 승인 계층 정의
문서 번호 매기기 구조 구성
검토 및 승인 순서 수정
알림 및 미리 알림 구성
사용자 정의 메타데이터 생성 필드
조직별 문서 수명주기 설계
규제 요구 사항이나 비즈니스 프로세스가 변경되면 복잡한 소프트웨어 수정 없이 워크플로를 빠르게 업데이트할 수 있습니다.
자동화된 문서 승인 워크플로
수동 승인 프로세스는 문서 지연의 가장 큰 원인 중 하나입니다.
AmpleLogic DMS는 전체 문서 승인 워크플로를 자동화합니다. 기준:
자동으로 문서 라우팅
검토 알림 보내기
상관 알림 트리거
승인 내역 유지
전자 서명 캡처
전체 감사 기록 트레일
이해관계자는 항상 문서가 워크플로의 어디에 있는지, 다음에 어떤 조치가 필요한지 알 수 있습니다.
이렇게 하면 책임성이 향상되는 동시에 처리 시간이 크게 단축됩니다.
규정 준수를 위해 구축됨
규정 준수는 여전히 규제 대상 산업에서 문서 관리를 위한 가장 중요한 요구 사항 중 하나입니다.
AmpleLogic DMS는 다음을 지원합니다.
FDA 21 CFR Part 11 규정 준수
EU Annex 11 요구 사항
GxP 규정 준수
GMP 문서 작성 관행
ALCOA+ 원칙
전자 서명
감사 추적
버전 관리
변경 관리
모든 문서 작업이 자동으로 추적되므로 조직은 문서 수명주기 전반에 걸쳐 완전한 추적성을 유지할 수 있습니다.
간단한 교육 및 문서 효율성
문서 승인은 프로세스의 일부일 뿐입니다.
직원은 새로 승인된 절차에 대해 교육을 받은 후에야 합니다. 효과적입니다.
AmpleLogic DMS는 문서 워크플로를 교육 관리 프로세스와 통합하여 다음을 보장합니다.
교육 할당이 자동화됩니다.
해당 부서가 식별됩니다.
교육 완료가 추적됩니다.
문서 효율성이 제어됩니다.
이를 통해 직원은 항상 승인된 최신 버전의 문서에 액세스하세요.
승인 이상의 완벽한 수명주기 관리
기본 문서 저장소와 달리 AmpleLogic DMS는 전체 문서 수명주기를 관리합니다.
조직은 다음을 효율적으로 처리할 수 있습니다.
* 제어된 사본 발행
* 제어되지 않은 복사 요청
* 문서 검색
* 조정 활동
* 정기 검토
* 오래된 문서 관리
* 레거시 문서 마이그레이션
* 개정 제어
이는 완전한 문서 제어 및 규정 준수 관리를 위한 중앙 집중식 플랫폼을 제공합니다.
맞춤화가 중요한 이유
두 조직이 완전히 동일한 방식으로 운영될 수는 없습니다.
구성 가능한 문서 관리 시스템을 통해 기업은 목적:
기존 품질 프로세스 보존
변경 관리 문제 감소
사용자 채택 가속화
규정 준수 준비 상태 향상
조직이 성장함에 따라 워크플로 확장
소프트웨어 제한 사항을 중심으로 비즈니스 프로세스를 재설계하는 대신 조직에서는 운영 요구 사항에 맞게 시스템을 구성할 수 있습니다.
규제 기대치가 계속 높아짐에 따라 조직에는 단순한 문서 저장 공간 이상의 것이 필요합니다. 규정 준수, 효율성 및 비즈니스 민첩성을 지원하는 지능형 문서 워크플로 자동화가 필요합니다.
AmpleLogic의 전자 문서 관리 시스템은 조직이 특정 요구 사항 및 워크플로에 따라 워크플로를 설계할 수 있도록 유연하고 구성 가능하며 규정 준수가 가능한 플랫폼을 제공합니다. 문서 생성 및 승인부터 교육, 발급, 정기 검토, 노후화까지 문서 수명주기의 모든 단계를 코딩 없이 자동화하고 사용자 정의할 수 있습니다.
규정 준수를 유지하면서 문서 제어를 현대화하려는 조직의 경우 구성 가능한 DMS는 운영 우수성을 위한 중요한 기반이 될 수 있습니다.
데모 요청
AmpleLogic DMS가 어떻게 문서 워크플로를 자동화하고 규정 준수를 개선하며 조직의 고유한 요구 사항에 적응할 수 있는지 알아보세요. 지금 개인화된 데모를 예약하세요.