전자 문서 관리 소프트웨어 사례 연구 Shilpa
Shilpa Medicare Limited는 세계 최대의 전문 일반 제약 회사 중 하나입니다. 인도에 본사를 두고 있는 이들은 전 세계 100여 개국의 의료 전문가와 환자들이 신뢰하는 고품질의 저렴한 의약품을 제공하는 동시에 API 및 완제품 제제 생산 시설을 보유하고 있습니다. Shilpa Medicare Limited 제품 및 기술의 라이선스 인/아웃, 전략적 협력을 구축하고 있습니다. 제휴, 합작 투자 및 인수 합병을 통해 전 세계 다른 시장에서의 입지를 강화합니다.
비즈니스 과제
Shilpa Medicare Limited는 의약품 제조 회사로서 많은 종이 문서를 처리해야 할 뿐만 아니라 매년 수천 개의 문서를 생성, 기록, 추적 및 저장해야 합니다. 이로 인해 회사는 본사 구내에 로컬로 대량의 종이 문서와 기록을 보관하거나 종이 기반 문서를 서류 캐비닛에 보관해야 했습니다. 각 문서를 검색하기가 매우 어려웠습니다.
문서 관리 프로세스에 대한 기존 접근 방식의 주요 과제는 다음과 같습니다.-
부서에 여러 개의 서류 사본이 있어서 직원들은 문서를 복사하고 정리하는 데 많은 시간을 소비해야 했습니다.
문서 보관함이 회사 전체에 위치해 있었기 때문에 모든 사람이 항상 접근할 수는 없었으며 모든 질문에 응답하는 데는 시간이 걸렸습니다. 소모적이고 비효율적입니다. 서류 작업도 사무실 공간을 많이 차지했습니다.
문서의 버전별 변경 사항을 쉽게 확인할 수 있는 방법이 없어 SOP의 변경 사항 및 개정 날짜를 확인하는 데 추가 시간이 필요했습니다.
SOP, 형식 등 문서를 발행하는 동안 문서 유형별, 사용된 형식별로 별도의 발급 로그를 유지해야 했습니다.
문서에 대한 검토자의 의견이나 제안된 변경 사항은 검토 후 문서 업데이트 시 보장되지 않을 수 있습니다.
승인된 모든 문서는 사본의 인쇄물을 가져오고 모든 페이지에 "통제 또는 비통제 사본"으로 스탬프를 찍는 방식으로 여러 부서에 수동으로 배포되었습니다.
부서에서 부서로 실제 문서를 수동으로 라우팅하여 시간을 낭비하여 작업을 추적할 수 없게 되었습니다. 진행 상황.
모든 문서를 추적하고, 검토 및 승인을 위해 라우팅하고, 사람들이 최신 버전을 사용하도록 보장하는 것이 조직의 과제가 되었습니다.
품질 부서와 기타 부서도 SOP 및 기타 품질 문서를 유지 관리하는 데 있어 품질 표준 요구 사항을 충족하는 데 어려움을 겪고 있었습니다.
기밀 문서 및 기타 중요한 문서는 승인을 위해 이메일을 통해 전송되었습니다. 따라서 평가에 중요한 흐름 상태를 식별하는 프로세스가 마련되어 있지 않았습니다.
문서, 보고서, 다양한 위치의 사무 문서 및 종이 기반 양식을 포함한 방대한 양의 데이터를 보유한 이 고객은 일상적인 비즈니스 프로세스에 사용되는 스프레드시트와 문서를 관리 및 제어하고 응답 시간을 단축하며 동시에 기존 문서 절차를 간소화하고 21 CFR Part 11을 준수할 수 있는 전자 문서 관리 솔루션을 찾고 있었습니다. 규정.
솔루션 – AmpleLogic EDMS 구현
고객의 요구 사항을 기반으로 AmpleLogic은 고객 요구 사항을 충족하기 위해 쉽게 확장할 수 있는 입증된 전자 문서 관리 소프트웨어를 제공했습니다. AmpleLogic EDMS 는 사용자가 매우 안전한 환경에서 문서를 생성, 관리, 검색, 업로드, 추적 및 공유할 수 있게 해주는 웹 기반 GMP 문서 관리 솔루션입니다.
AmpleLogic EDMS 솔루션이 제공하는 유연성을 통해 Shilpa Medicare를 사용할 수 있습니다. 이제 파일 캐비닛이 중복되어 물리적 공간도 절약할 수 있을 뿐만 아니라 직원의 시간도 절약할 수 있습니다. 핵심 비즈니스 시스템과의 원활한 통합을 통해 직원들은 이제 모든 파일 유형의 문서를 처리할 수 있습니다.
비즈니스 이점 – Electron ic 문서 관리 솔루션
Shilpa Medicare 직원들은 이제 매일 새로운 전자 문서 관리 솔루션을 사용하고 있으며 중요한 문서나 파일을 저장하고 검색하는 데 드는 시간을 매달 몇 시간씩 단축하고 있습니다. GMP 문서 관리 솔루션을 사용하면 문서 저장 방법에 대한 제어가 강화되고, 감사에 대한 가시성이 향상되고, 여러 부서의 보존 정책이 개선되고, 데이터 구조가 단순화되었습니다.
오류가 발생하기 쉽고 시간이 많이 걸리는 수동 작업을 제거하여 데이터 품질, 무결성 및 가용성이 향상되었습니다.
검토자를 위한 문서 배포 프로세스와 승인 서명이 필요하지 않습니다. 문서.
사용자가 요구 사항에 따라 문서 흐름을 쉽게 정의할 수 있도록 문서 유형 수준에서 유연한 구성.
모든 문서 사용자의 발급 로그, 인쇄 로그, 활성 문서, 사용되지 않는 문서 보고서를 볼 수 있는 기능을 제공합니다.
전체에 걸쳐 통합 방법, SOP, 사양 및 기타 모범 사례를 조화시키고 표준화하여 워크플로를 최적화합니다.
마스터 문서와 제어 문서를 구별하기 위해 각 단계에 워터마크가 있는 품질 문서 및 기타 문서를 게시합니다.
워크플로우 구성을 통해 내부 파일 검토 및 승인 프로세스를 자동화하여 프로세스 최적화를 위해 추적 및 분석할 수 있습니다.
자동 버전 제어 및 버전 비교를 통해 변경 사항을 식별합니다.
또한 문서 복제, 저장 프로세스 간소화, 새 문서 스캔 프로세스 개선, 고객 및 공급업체가 파일 오류 문제 없이 회사 정책을 더 쉽게 따를 수 있도록 했습니다.
AmpleLogic 전자 문서 관리를 통해 귀하의 비즈니스가 어떤 이점을 얻을 수 있는지 논의하고 싶다면 시스템, 무료 데모 일정을 원하시면 문의해 주세요.
산업
제약 제조
위치,
인도 카르나타카
직원,
1,500명 이상
회사 위치는 어디입니까? 사무실?
인도 지역.
배송 시간
35일
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