電子文書管理ソフトウェアのケーススタディ Shilpa
世界最大の特殊ジェネリック医薬品会社の 1 つである Shilpa Medicare Limited。 インドに拠点を置き、API と最終製剤の生産施設を備え、世界 100 か国以上の医療従事者や患者から信頼される高品質で手頃な価格の医薬品を提供しています。Shilpa Medicare Limited 製品や技術のライセンス導入/ライセンスアウト、戦略的提携、
ビジネス上の課題
シルパ メディケア リミテッドは医薬品製造会社であり、毎年何千もの文書を作成、記録、追跡、保存するだけでなく、大量の紙文書を扱う必要があり、その結果、大量の紙文書や記録を本社の敷地内にローカルに保管するか、紙ベースの文書をファイルキャビネットや倉庫に保管する必要がありました。 アーカイブが存在するため、各文書の検索が非常に困難でした。
文書管理プロセスに対する従来のアプローチの主な課題は次のとおりです。 -
各部門には複数の書類のコピーがあったため、従業員は文書のコピーとファイリングに多くの時間を費やさなければなりませんでした。
ファイリング キャビネットは社内に配置されており、誰もが常にアクセスできるわけではなく、問い合わせに応答するのに時間がかかりました。 消費量が多く非効率的です。 また、書類作成にも多くのオフィススペースが必要でした。
文書の異なるバージョンで行われた変更を簡単に識別する方法がなかったため、SOP の変更日だけでなく変更を識別するために追加の時間が必要でした。
SOP やフォーマットなどの文書の発行中、文書の種類ごとに、使用された文書ごとに個別の発行ログを維持する必要がありました。
レビュー担当者のコメントやドキュメントの変更提案は、レビュー後のドキュメントの更新によって保証されない場合があります。
すべての承認されたドキュメントは、コピーを印刷し、すべてのページに「管理コピーまたは非管理コピー」としてスタンプを押すことによって、手動でさまざまな部門に配布されました。
物理的なドキュメントを部門から部門へと手動でルーティングすることで時間のロスが発生し、 進行中の作業を追跡することができません。
すべての文書を追跡し、レビューと承認のためにルーティングし、人々が作業できる最新バージョンを確実に入手できるようにすることが、組織にとっての課題となっていました。
品質部門やその他の部門も、SOP やその他の品質文書を維持する際の品質基準のニーズを満たすのに苦労していました。
機密文書やその他の重要な文書が承認のために送信されました。 電子メール経由で。 そのため、評価に重要なフローのステータスを特定するためのプロセスが用意されていませんでした。
文書、レポート、さまざまな場所からのオフィス文書、紙ベースのフォームなどの大量のデータがあるこのクライアントは、日常のビジネス プロセスで使用されるスプレッドシートと文書を管理および制御し、応答時間を短縮し、同時に既存の文書化手順を合理化し、21 CFR Part 11 に準拠させるための電子文書管理ソリューションを探していました。
ソリューション – AmpleLogic EDMS の実装
AmpleLogic は、クライアントの要件に基づいて、クライアントの要件に対応するために簡単に拡張できる実績のある電子文書管理ソフトウェアを提供しました。 AmpleLogic EDMS は、ユーザーが高度に安全な環境でドキュメントを作成、管理、取得、アップロード、追跡、共有できるようにする Web ベースの GMP ドキュメント管理ソリューションです。
AmpleLogic EDMS ソリューションが提供する柔軟性により、Shilpa メディケア チームは、ファイリング キャビネットが冗長化されたことで物理的なスペースの節約はもちろんのこと、従業員の時間の節約にも取り組んでいます。 コア ビジネス システムとのシームレスな統合により、従業員はあらゆる種類のファイルのドキュメントを処理できるようになりました。
ビジネス上のメリット – Electron ic 文書管理ソリューション
Shilpa Medicare の従業員は現在、新しい電子文書管理ソリューションを日常的に使用しており、重要な文書やファイルの保存と検索にかかる時間を月に何時間も削減しています。 GMP 文書管理ソリューションにより、文書の保存方法の制御の強化、監査の可視性の向上、さまざまな部門の保存ポリシーの改善、データ構造の簡素化が可能になりました。
手動でエラーが発生しやすく時間のかかる紙ベースのプロセスを排除することで、データの品質、整合性、可用性が向上しました。
レビュー担当者のための文書分散プロセスや、承認署名を排除することができました。
ユーザーが要件に応じてドキュメント フローを簡単に定義できるように、ドキュメント タイプ レベルでの柔軟な構成。
すべてのドキュメント ユーザーによる発行ログ、印刷ログ、アクティブなドキュメント、古いドキュメント レポートを表示する機能を提供します。
全体にわたる統一されたメソッド、SOP、仕様、その他のベスト プラクティスを調和および標準化することにより、ワークフローを最適化します。
マスター文書と管理文書を区別するために、各段階で透かしを付けて品質文書やその他の文書を発行します。
ワークフロー構成により、内部ファイルのレビューと承認プロセスが自動化され、プロセスの最適化のために追跡および分析できます。
加えられた変更を識別するための自動バージョン管理とバージョンの比較。
また、コストも削減されました。 重複ドキュメントの数を削減し、保存プロセスを合理化し、新しいドキュメントのスキャン プロセスを改善し、顧客とサプライヤーがミスファイリングの問題に悩まされることなく会社のポリシーに従うことが容易になりました。
AmpleLogic Electronic からビジネスにどのようなメリットが得られるかについて話し合いたい場合は、 ドキュメント管理システム。デモの無料スケジュールについては、お問い合わせください。
業種
医薬品製造
所在地、
インド、カルナータカ州
従業員、
1500 人以上
あなたのビジネスはどこですか
インドの拠点にあります。
配達までの時間
35 日
これに関して私たちに何をしてほしいですか？
私たちは最高のサービスを保証します。 現時点では、また何か必要な場合には、私たちが対応させていただきます。
