在受监管的行业中，文档管理不仅仅是存储文件。 每个标准操作程序 (SOP)、规范、协议、表格或质量文档都必须遵循定义的生命周期，其中包括创建、审核、批准、培训、发布、定期审核、修订和归档。
许多组织仍在与严格的文档管理系统作斗争，这些系统不提供根据其工作流程进行自定义的选项。 这通常会导致手动解决方法、审批延迟、合规风险和生产力降低。
现代电子文档管理系统 (EDMS) 应该以相反的方式工作。 它应该适应您的业务流程，而不是强迫您的企业适应软件。
标准文档工作流程面临的挑战
每个组织都有独特的文档审批要求。
例如：
* 一家公司可能需要 HOD 审查，然后是 QA 批准。
* 另一家公司可能需要多个部门的跨职能审查。
* 一些组织需要并行审批。
* 其他公司可能需要并行审批。 需要额外的合规性或监管审查阶段。
传统的文档管理系统通常提供固定的工作流程，无法根据组织的要求或工作流程进行修改。 随着业务流程的发展，组织最终依赖电子邮件、电子表格和手动跟进来弥合工作流程差距。
结果是：
* 文档审批延迟
* 缺乏流程可见性
* 合规风险增加
* 审计意见
* 管理文档修订遇到困难
* 文档控制流程效率低下
如何 AmpleLogic DMS 解决工作流程挑战
AmpleLogic 电子文档管理系统的核心功能之一是其灵活性以及根据客户的要求和所遵循的工作流程进行定制的能力。 该平台使组织能够根据其运营和合规性要求配置文档工作流程。
典型的文档生命周期可以包括：
文档启动
文档准备
HOD审核
跨职能团队（CFT）审核
QA 审核
QA批准
培训管理
有效文档发布
受控副本分发
定期审核
修订控制
过时 管理
但是，这些阶段并不是固定的。
组织可以根据其内部质量程序和监管要求添加、删除、重新排序或自定义工作流程步骤。 这意味着 Amplelogic DMS 应用程序的工作流程可以根据特定组织遵循的法规、工作流程、程序和要求进行完全定制。
无代码工作流程配置
AmpleLogic DMS 的最大优势之一是其无代码和低代码架构。
业务用户可以在不依赖 IT 团队或软件开发人员的情况下配置工作流程。
这使组织能够 目的：
创建特定于部门的工作流程
定义自定义审批层次结构
配置文档编号结构
修改审核和审批顺序
配置通知和提醒
创建自定义元数据 字段
设计组织特定的文档生命周期
随着监管要求或业务流程的变化，工作流程可以快速更新，无需复杂的软件修改。
自动文档审批工作流程
手动审批流程是文档延迟的最大原因之一。
AmpleLogic DMS 可自动执行完整的文档审批工作流程 通过：
自动传送文档
发送审核通知
触发升级提醒
维护审批历史
捕获电子签名
记录完整审核 始终跟踪利益相关者
我们知道文档在工作流程中的位置以及下一步需要采取什么操作。
这显着缩短了周转时间，同时提高了责任感。
为合规性而打造
合规性仍然是受监管行业中文档管理最重要的要求之一。
AmpleLogic DMS 支持：
FDA 21 CFR Part 11 合规性
欧盟附件11要求
GxP合规性
GMP文档实践
ALCOA+原则
电子签名
审计跟踪
版本 控制
变更管理
自动跟踪每个文档操作，帮助组织在整个文档生命周期中保持完整的可追溯性。
简化培训和文档有效性
文档批准只是流程的一部分。
员工必须接受有关新批准程序的培训，然后才能生效。
AmpleLogic DMS 将文档工作流程与培训管理集成在一起 流程，确保：
培训分配自动化
确定适用部门
跟踪培训完成情况
控制文档有效性
这确保员工始终能够访问最新批准版本的文档。
超越完整的生命周期管理 批准
与基本文档存储库不同，AmpleLogic DMS 管理整个文档生命周期。
组织可以有效地处理：
* 受控副本发布
* 不受控制的副本请求
* 文档检索
* 协调活动
* 定期审核
* 过时文档 管理
* 旧文档迁移
* 修订控制
这为完整的文档控制和合规性管理提供了一个集中平台。
为什么定制很重要
没有两个组织可以以完全相同的方式运营。
可配置的文档管理系统允许企业：
保持现有质量 流程
减少变更管理挑战
加速用户采用
提高合规性准备
随着组织的发展扩展工作流程
组织可以围绕其运营来配置系统，而不是围绕软件限制重新设计业务流程 要求。
随着监管期望的不断提高，组织需要的不仅仅是文档存储。 他们需要支持合规性、效率和业务敏捷性的智能文档工作流程自动化。
AmpleLogic 电子文档管理系统提供了一个灵活、可配置且符合合规性的平台，使组织能够根据其特定要求和工作流程设计工作流程。 从文档创建和批准到培训、发布、定期审查和废弃，文档生命周期的每个阶段都可以自动化和自定义，无需编码。
对于希望在保持合规性的同时实现文档控制现代化的组织，可配置的 DMS 可以成为卓越运营的关键基础。
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