في الصناعات الخاضعة للتنظيم، تعد إدارة المستندات أكثر من مجرد تخزين الملفات. يجب أن يتبع كل إجراء تشغيل قياسي (SOP) أو مواصفات أو بروتوكول أو نموذج أو مستند جودة دورة حياة محددة تتضمن الإنشاء والمراجعة والموافقة والتدريب والإصدار والمراجعة الدورية والمراجعة والأرشفة.
لا تزال العديد من المؤسسات تعاني من أنظمة إدارة المستندات الصارمة التي لا توفر خيار التخصيص وفقًا لسير العمل الخاص بها. يؤدي هذا غالبًا إلى حلول يدوية، وتأخير الموافقة، ومخاطر الامتثال، وانخفاض الإنتاجية.
يجب أن يعمل نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS) الحديث في الاتجاه المعاكس. يجب أن تتكيف مع عمليات عملك، ولا تجبر عملك على التكيف مع البرنامج.
التحدي مع سير عمل المستندات القياسية
لدى كل مؤسسة متطلبات فريدة للموافقة على المستندات.
على سبيل المثال:
* قد تطلب إحدى الشركات مراجعة HOD متبوعة بموافقة ضمان الجودة.
* قد تحتاج شركة أخرى إلى مراجعات متعددة الوظائف من أقسام متعددة.
* تتطلب بعض المؤسسات موافقات موازية.
* قد تحتاج شركات أخرى إلى امتثال إضافي أو مراجعة تنظيمية المراحل.
توفر أنظمة إدارة المستندات التقليدية غالبًا مسارات عمل ثابتة لا يمكن تعديلها وفقًا لمتطلبات أو سير عمل المؤسسة. مع تطور العمليات التجارية، ينتهي الأمر بالمؤسسات إلى الاعتماد على رسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات والمتابعة اليدوية لسد فجوات سير العمل.
والنتيجة هي:
* تأخر الموافقة على المستندات
* الافتقار إلى رؤية العملية
* زيادة مخاطر الامتثال
* ملاحظات التدقيق
* صعوبة إدارة مراجعات المستندات
* عمليات التحكم في المستندات غير الفعالة
كيفية استخدام AmpleLogic يعمل DMS على حل تحديات سير العمل
تتمثل إحدى الميزات الأساسية لـ في نظام إدارة المستندات الإلكتروني الخاص بـ AmpleLogic في مرونته وإمكانية تخصيصه وفقًا لمتطلبات العميل وسير العمل الذي يتبعه. يمكّن النظام الأساسي المؤسسات من تكوين سير عمل المستندات وفقًا لمتطلبات التشغيل والامتثال الخاصة بها.
يمكن أن تتضمن دورة حياة المستند النموذجية ما يلي:
بدء المستند
إعداد المستند
مراجعة HOD
مراجعة فريق الوظائف المتعددة (CFT)
ضمان الجودة المراجعة
الموافقة على ضمان الجودة
إدارة التدريب
الإصدار الفعال للمستندات
توزيع النسخ الخاضعة للرقابة
المراجعة الدورية
التحكم في المراجعة
التقادم الإدارة
ومع ذلك، هذه المراحل ليست ثابتة.
يمكن للمؤسسات إضافة خطوات سير العمل أو إزالتها أو إعادة ترتيبها أو تخصيصها بناءً على إجراءات الجودة الداخلية والمتطلبات التنظيمية. وهذا يعني أنه يمكن تخصيص سير العمل لتطبيق DMS الخاص بـ Amplelogic بالكامل وفقًا للوائح وسير العمل والإجراءات والمتطلبات التي تتبعها مؤسسة معينة.
تكوين سير العمل بدون رمز
واحدة من أكبر مزايا AmpleLogic DMS هي بنيته بدون تعليمات برمجية ومنخفضة التعليمات البرمجية.
يمكن لمستخدمي الأعمال تكوين سير العمل دون الاعتماد على فرق تكنولوجيا المعلومات أو مطوري البرامج.
يسمح هذا للمؤسسات إلى:
إنشاء مسارات عمل خاصة بالقسم
تحديد التسلسلات الهرمية للموافقة المخصصة
تكوين هياكل ترقيم المستندات
تعديل تسلسل المراجعة والموافقة
تكوين الإشعارات والتذكيرات
إنشاء بيانات تعريف مخصصة الحقول
تصميم دورات حياة المستندات الخاصة بالمؤسسة
مع تغير المتطلبات التنظيمية أو عمليات الأعمال، يمكن تحديث سير العمل بسرعة دون تعديلات معقدة على البرامج.
سير عمل الموافقة على المستندات تلقائيًا
تعد عمليات الموافقة اليدوية أحد أكبر أسباب تأخير المستندات.
يقوم AmpleLogic DMS بأتمتة سير عمل الموافقة الكاملة على المستندات بواسطة:
توجيه المستندات تلقائيًا
إرسال إشعارات المراجعة
تشغيل تذكيرات التصعيد
الحفاظ على سجل الموافقة
التقاط التوقيعات الإلكترونية
تسجيل مسارات التدقيق الكاملة
أصحاب المصلحة دائمًا معرفة مكان وجود المستند في سير العمل والإجراء المطلوب بعد ذلك.
يؤدي هذا إلى تقليل وقت الاستجابة بشكل كبير مع تحسين المساءلة.
مصمم للامتثال
يظل الامتثال أحد أهم متطلبات إدارة المستندات في الصناعات المنظمة.
يدعم AmpleLogic DMS:
FDA 21 CFR Part 11 الامتثال
متطلبات الملحق 11 للاتحاد الأوروبي
الامتثال لـ GxP
ممارسات توثيق GMP
مبادئ ALCOA+
التوقيعات الإلكترونية
مسارات التدقيق
الإصدار التحكم
إدارة التغيير
يتم تتبع كل إجراء مستند تلقائيًا، مما يساعد المؤسسات على الحفاظ على إمكانية التتبع الكاملة طوال دورة حياة المستند.
التدريب المبسط وفعالية المستندات
الموافقة على المستند ليست سوى جزء من العملية.
يجب تدريب الموظفين على الإجراءات المعتمدة حديثًا قبل أن تصبح فعالة.
يدمج نظام AmpleLogic DMS سير عمل المستندات مع التدريب. عمليات الإدارة، مما يضمن:
أتمتة مهام التدريب
يتم تحديد الإدارات المناسبة
تتبع اكتمال التدريب
التحكم في فعالية المستند
يضمن ذلك حصول الموظفين دائمًا على أحدث الإصدارات المعتمدة من المستندات.
إدارة دورة الحياة الكاملة بعد ذلك الموافقات
بخلاف مستودعات المستندات الأساسية، يدير AmpleLogic DMS دورة حياة المستند بالكامل.
يمكن للمؤسسات التعامل بكفاءة مع:
* إصدار النسخ الخاضعة للرقابة
* طلبات النسخ غير الخاضعة للرقابة
* استرجاع المستندات
* أنشطة التسوية
* المراجعات الدورية
* إدارة المستندات القديمة
* القديمة ترحيل المستندات
* التحكم في المراجعة
يوفر هذا نظامًا أساسيًا مركزيًا للتحكم الكامل في المستندات وإدارة الامتثال.
أهمية التخصيص
لا يمكن لمنظمتين العمل بنفس الطريقة تمامًا.
يسمح نظام إدارة المستندات القابل للتكوين للشركات بما يلي:
الحفاظ على عمليات الجودة الحالية
تقليل إدارة التغيير التحديات
تسريع اعتماد المستخدم
تحسين الاستعداد للامتثال
توسيع نطاق سير العمل مع نمو المؤسسة
بدلاً من إعادة تصميم العمليات التجارية حول قيود البرامج، يمكن للمؤسسات تكوين النظام وفقًا لمتطلباتها التشغيلية.
مع استمرار زيادة التوقعات التنظيمية، تحتاج المؤسسات إلى أكثر من مجرد تخزين المستندات. إنهم بحاجة إلى أتمتة ذكية لسير عمل المستندات تدعم الامتثال والكفاءة ومرونة الأعمال.
يوفر نظام إدارة المستندات الإلكترونية من AmpleLogic نظامًا أساسيًا مرنًا وقابلاً للتكوين وجاهزًا للامتثال يمكّن المؤسسات من تصميم سير العمل وفقًا لمتطلباتها المحددة ومتطلباتها. سير العمل. بدءًا من إنشاء المستندات والموافقة عليها ووصولاً إلى التدريب والإصدار والمراجعة الدورية والتقادم، يمكن أتمتة كل مرحلة من دورة حياة المستند وتخصيصها بدون تشفير.
بالنسبة للمؤسسات التي تتطلع إلى تحديث التحكم في المستندات مع الحفاظ على الامتثال التنظيمي، يمكن أن يصبح نظام إدارة البيانات القابل للتكوين أساسًا بالغ الأهمية للتميز التشغيلي.
اطلب عرضًا توضيحيًا
تعرف على كيف يمكن لـ AmpleLogic DMS أتمتة سير عمل المستندات، وتحسين الامتثال، والتكيف مع المتطلبات الفريدة لمؤسستك. حدد موعدًا لعرض توضيحي مخصص اليوم.