دراسة حالة برنامج إدارة المستندات الإلكترونية Shilpa
Shilpa Medicare Limited، إحدى أكبر شركات الأدوية العامة المتخصصة في العالم. يقع مقرها في الهند، ولديها مرافق إنتاج تركيبات API وتركيبات جاهزة مع توفير أدوية عالية الجودة وبأسعار معقولة يثق بها متخصصو الرعاية الصحية والمرضى في أكثر من 100 دولة حول العالم. التحالفات والمشاريع المشتركة وعمليات الدمج والاستحواذ لأنها تعزز وجودها في الأسواق الأخرى في جميع أنحاء العالم.
تحدي الأعمال
Shilpa Medicare Limited هي شركة تصنيع أدوية وعليها التعامل مع الكثير من المستندات الورقية بالإضافة إلى إنشاء آلاف المستندات وتسجيلها وتتبعها وتخزينها كل عام، مما أدى إلى اضطرار الشركة إلى حفظ كميات كبيرة من المستندات والسجلات الورقية محليًا في مقر مكتبها الرئيسي أو تخزين مستنداتها الورقية في خزائن الملفات وفي الأرشيف مما جعل البحث عن كل مستند أمرًا صعبًا للغاية.
تشمل التحديات الرئيسية التي تواجه النهج القديم في عملية إدارة المستندات ما يلي:-
كان لدى الأقسام نسخ متعددة من الأوراق، لذلك كان على الموظفين قضاء الكثير من الوقت في نسخ المستندات وحفظها.
كانت خزائن الملفات موجودة في جميع أنحاء الشركة ولم تكن في متناول الجميع دائمًا مما يجعل الرد على أي استفسارات هو الوقت المناسب مستهلكة وغير فعالة. تستهلك الأعمال الورقية أيضًا قدرًا كبيرًا من المساحة المكتبية.
لم تكن هناك طريقة للتعرف بسهولة على التغييرات التي تم إجراؤها في الإصدارات المختلفة من المستندات، وبالتالي كان هناك حاجة إلى وقت إضافي لتحديد التغييرات بالإضافة إلى تاريخ مراجعة إجراءات التشغيل الموحدة.
أثناء إصدار المستندات مثل إجراءات التشغيل الموحدة والتنسيقات، كان لا بد من الاحتفاظ بسجل إصدار منفصل لكل نوع مستند وللتنسيقات المستخدمة.
تعليقات المراجع أو قد لا يتم ضمان التغييرات المقترحة على المستندات من خلال تحديث المستند بعد المراجعة.
تم توزيع جميع المستندات المعتمدة على الأقسام المختلفة يدويًا عن طريق أخذ المطبوعات من النسخ والختم على جميع الصفحات باعتبارها "نسخًا خاضعة للرقابة أو غير خاضعة للرقابة"
فقدان الوقت بسبب التوجيه اليدوي للمستندات المادية من قسم إلى قسم، مما أدى إلى عدم القدرة على تتبع العمل الجاري.
المستندات، وتوجيه المراجعات والموافقات، والتأكد من أن الأشخاص لديهم أحدث الإصدارات للعمل عليها أصبح تحديًا للمؤسسة.
كانت أقسام الجودة والإدارات الأخرى تواجه أيضًا صعوبة في تلبية احتياجات معايير الجودة في الحفاظ على إجراءات التشغيل الموحدة ومستندات الجودة الأخرى.
تم إرسال المستندات السرية والمستندات المهمة الأخرى للموافقة عليها عبر البريد الإلكتروني. ومن ثم، لم تكن هناك عملية مطبقة لتحديد حالة التدفق، وهو أمر بالغ الأهمية للتقييم.
مع وجود حجم هائل من البيانات بما في ذلك المستندات والتقارير والمستندات المكتبية من مواقع مختلفة والنماذج الورقية، كان هذا العميل يبحث عن حل لإدارة المستندات الإلكترونية، لإدارة جداول البيانات والمستندات المستخدمة في عمليات الأعمال اليومية والتحكم فيها، وتقليل أوقات الاستجابة، وتبسيط إجراءات التوثيق الحالية في نفس الوقت وجعلها متوافقة مع 21 CFR Part 11 اللوائح.
الحل - تنفيذ نظام AmpleLogic EDMS
استنادًا إلى متطلبات العميل، قدمت AmpleLogic برنامج إدارة المستندات الإلكتروني الذي أثبت كفاءته والذي يمكن توسيعه بسهولة لتلبية احتياجات متطلبات عملائنا. AmpleLogic EDMS هو حل لإدارة مستندات GMP قائم على الويب يسمح للمستخدمين بإنشاء المستندات وإدارتها واسترجاعها وتحميلها وتتبعها ومشاركتها في بيئة آمنة للغاية.
تتيح المرونة التي يوفرها حل AmpleLogic EDMS يعمل فريق Shilpa Medicare على تحقيق وفورات في وقت الموظفين، ناهيك عن توفير المساحة المادية الآن بعد أن أصبحت خزائن الملفات زائدة عن الحاجة. ومن خلال التكامل السلس مع نظام الأعمال الأساسي، أصبح الموظفون الآن قادرين على معالجة المستندات بجميع أنواع الملفات.
فوائد العمل - الإلكترون ic Document Management Solution
يستخدم موظفو Shilpa Medicare الآن حل إدارة المستندات الإلكترونية الجديد على أساس يومي ويقللون وقتهم لحفظ المستندات أو الملفات المهمة والبحث فيها لعدة ساعات شهريًا. لقد أتاح حل إدارة المستندات GMP تحكمًا أكبر في كيفية تخزين المستندات، وتحسين الرؤية لعمليات التدقيق، وتحسين سياسة الاحتفاظ للأقسام المختلفة وبنية بيانات مبسطة.
تحسين جودة البيانات وسلامتها وتوافرها من خلال التخلص من العمليات الورقية اليدوية والمعرضة للأخطاء والمستهلكة للوقت.
التخلص من عملية توزيع المستندات للمراجع وتوقيعات الموافقة على المستند.
التكوين المرن في مستوى نوع المستند بحيث يمكن للمستخدم تحديد تدفق المستند بسهولة وفقًا للمتطلبات.
يوفر تسهيلات لعرض سجل الإصدار وسجل الطباعة والمستندات النشطة وتقارير المستندات القديمة من قبل جميع مستخدمي المستندات.
تحسين سير العمل من خلال تنسيق وتوحيد الأساليب الموحدة وإجراءات التشغيل الموحدة والمواصفات وأفضل الممارسات الأخرى عبر جميع الأقسام.
نشر الجودة والمستندات الأخرى مع العلامات المائية في كل مرحلة لـ التمييز بين المستندات الرئيسية والمستندات التي يتم التحكم فيها.
باستخدام تكوين سير العمل، يتم إجراء عملية مراجعة الملفات الداخلية والموافقة عليها تلقائيًا، والتي يمكن تتبعها وتحليلها لتحسين العملية.
التحكم التلقائي في الإصدارات ومقارنة الإصدارات لتحديد التغييرات التي تم إجراؤها.
كما أدى ذلك إلى تقليل عدد المستندات المكررة، وتبسيط عملية الحفظ، وتحسين عملية مسح المستندات الجديدة ضوئيًا وجعلها أسهل للعملاء الموردين لاتباع سياسات الشركة، دون التعرض لمشكلات سوء التقديم.
إذا كنت ترغب في مناقشة كيف يمكن لشركتك الاستفادة من AmpleLogic نظام إدارة المستندات الإلكتروني، فاتصل بنا للحصول على جدول زمني مجاني لـ عرض توضيحي.
الصناعة
تصنيع الأدوية
الموقع،
كارناتاكا، الهند
الموظفون،
1500+
أين يقع مكتب عملك؟
في مواقع الهند.
حان وقت العمل التسليم
35 يومًا
ماذا تريد منا أن نفعل في هذا؟
سوف نضمن تقديم أفضل الخدمات لدينا. في هذا الوقت وفي حالة وجود أي حاجة سنكون موجودين من أجلك.